Ein Coach verkauft Zeit und Aufmerksamkeit. Jede Minute, die in Terminfindung, Nachfassen und Notizensuche geht, fehlt im Gespräch.
2022 hat Forbes 11 Mitglieder des Coaches Council gefragt, welche Software sie für Terminplanung und Kundenmanagement empfehlen. Ich war einer davon. Hier mein Beitrag von damals, ergänzt um das, was ich heute dazu sage. Ein Coaching-Tool ist für mich nur dann gut, wenn es im Gespräch unsichtbar bleibt.
Für die Terminplanung mit meinen Klienten verwende ich Vyte. Der Klient wählt aus meinen freien Fenstern, die Bestätigung läuft automatisch, und das Branding ist meines. Die Einstellungen lassen sich weit anpassen: Puffer zwischen Sitzungen, Sitzungsdauer, Videolink inklusive. Der grösste Gewinn ist das Ende des Mail-Pingpongs um einen Termin.
Um den Überblick über meine Klienten zu behalten, verwende ich Trello auf allen Geräten. Eine Karte pro Mandat, darauf Ziele, Vereinbarungen, nächste Schritte. Was zwischen zwei Sitzungen passiert, steht am Morgen vor der nächsten auf einen Blick da. Ein Coaching-Tool darf schlicht sein. Trello ist es.
Während meiner Executive-Coaching-Sitzungen arbeite ich mit reMarkable, einem leichten Tablet, auf dem ich handschriftlich festhalte wie in einem echten Notizbuch. Kein aufgeklappter Laptop zwischen mir und dem Klienten, keine Tastatur, die beim Zuhören klappert. Die Notizen liegen danach digital vor, durchsuchbar und pro Mandat abgelegt.
Die übrigen zehn Antworten im Panel zeigen, wie unterschiedlich Coaches ihren Alltag organisieren und welches Coaching-Tool sie dafür wählen. Bei der Terminbuchung nennen zwei Panel-Mitglieder Calendly, dazu kommen Acuity Scheduling von Squarespace und OnceHub. Wer Klienten vor allem über Social Media gewinnt, achtet auf die Anbindung an Instagram und Facebook.
Andere setzen auf ein Coaching-Tool für die ganze Praxis. Profi und vcita bündeln Buchung, Formulare, Videocall und Abrechnung, Zoho verbindet Termine mit Rechnungen und Ablage. Für Aufgaben und Nachfassen nennt das Panel Todoist zusammen mit dem Apple-Kalender sowie Smartsheet. Am oberen Ende stehen HubSpot als CRM und Slack mit Salesforce, eher Werkzeuge für Teams als für Einzelcoaches.
Ein Rat aus dem Panel gefällt mir besonders: Mehrere Testversionen parallel anschauen, bevor man sich festlegt. Software, die einmal mit Klientendaten gefüllt ist, wechselt man ungern.
Bevor ein neues Coaching-Tool in meinen Alltag kommt, prüfe ich vier Punkte.
Aufwand für den Klienten. Ein Termin soll sich in unter einer Minute buchen lassen, ohne Konto und ohne eigene App.
Datenschutz. Coaching-Notizen enthalten Persönliches, manchmal auch Gesundheitsthemen. Solche Angaben gelten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz als besonders schützenswerte Personendaten. Ich will deshalb wissen, wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kann.
Export. Mandate laufen oft über ein Jahr und länger. Ein Coaching-Tool, aus dem ich meine Notizen nicht vollständig wieder herausbekomme, kommt für mich nicht in Frage.
Ruhe im Gespräch. Im Raum zählt, was der Klient sieht. Ein Bildschirm zwischen uns verändert die Sitzung spürbar, deshalb schreibe ich auf dem reMarkable wie auf Papier.
Für Einzelcoaches reicht als Coaching-Tool ein Buchungsprogramm mit eigenem Branding, Puffern zwischen den Sitzungen und automatischem Videolink. Ich arbeite mit Vyte, im Forbes-Panel wurde Calendly am häufigsten genannt. Entscheidend ist, dass der Klient ohne Mail-Pingpong zu seinem Termin kommt.
Das hängt von der Zahl der Mandate ab. Mit rund 15 parallelen Klienten genügt mir eine Karte pro Mandat. Wer Dutzende Klienten und ein eigenes Team führt, ist mit einem CRM wie HubSpot besser bedient.
Im Forbes-Panel war das reMarkable die einzige Empfehlung für Sitzungsnotizen. Die übrigen Antworten drehen sich um Termine, Aufgaben und Kundendaten. Handschrift hat in der Sitzung einen praktischen Vorteil: Der Blick bleibt beim Gegenüber, und kein Tippen stört die Pausen. Wer lieber am Laptop schreibt, stellt ihn am besten seitlich hin.
Notizen gehören pro Mandat getrennt abgelegt, mit Zugriff nur für den Coach. Bei einem Coaching-Tool in der Cloud lohnt der Blick auf Serverstandort und Verschlüsselung. Spätestens bei Mandatsende sollte feststehen, wie lange die Notizen aufbewahrt und wann sie gelöscht werden.
Drei Tools, mehr brauche ich im Alltag kaum. Jedes neue Coaching-Tool muss eine Frage beantworten: Gewinnt der Klient dadurch Zeit oder Aufmerksamkeit? Wenn nur ich etwas gewinne, bleibt es draussen.
Ob die Auswahl für jeden Coach passt, bezweifle ich. Vielleicht ist sie zu spartanisch. Wer 40 Klienten gleichzeitig führt, braucht ein CRM. Ich führe bewusst höchstens rund 15, und dafür reicht eine Karte pro Mensch. Die wichtigste Software im Coaching von Führungskräften bleibt ohnehin die, die man nicht sieht: Die Vorbereitung.
Weiterführend auf hofmann.coach: So bleibt man als Coaching-Klient für den eigenen Fortschritt verantwortlich · Wie seriös ist Business Coaching? · Executive Coaching Zürich
Hinweis: Der Beitrag geht auf das Expert-Panel «11 Software Recommendations For Client Scheduling And Tracking» des Forbes Coaches Council vom 10.03.2022 zurück. Die drei Tools sind mein eigener Beitrag im Panel, die Einordnung ist von heute.
Cristian Hofmann ist Executive Coach in Zürich und Schaffhausen (MAS Coaching & Supervision BSO, Forbes-Autor). Er hat in über 20 Jahren mehr als 1'500 Führungskräfte begleitet: CEOs, Geschäftsleitungen und Leadership-Teams in der Schweiz, mit messbar vereinbarten Zielen und auf Wunsch Pay-for-Results. Mehr über Cristian Hofmann.
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