Wie CEOs ihre Stakeholder besser auf dem Laufenden halten

1. Erstellen Sie eine einseitige Karte der Stakeholder

Ermitteln Sie alle Stakeholder und den Grad ihres Einflusses und ihrer Bedeutung für den CEO und das Unternehmen sowie das, was sie wissen müssen und wie sie am liebsten kommunizieren. Wenn sie das „Was“ und das „Wie“ nicht kennen, müssen sie danach fragen. Die Beantwortung dieser Fragen ermöglicht es den CEOs, eine Beziehung zu ihren Stakeholdern aufzubauen und sicherzustellen, dass sie auf die für sie relevanten und wertvollen Themen eingehen.

2. Beginnen Sie mit einer klaren Strategie und Zielsetzung

Eine gute Visualisierung hilft allen Beteiligten, die Strategie zu verstehen. Kommunizieren Sie die Strategie und den Fortschritt durch ein farbcodiertes Statussystem und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Fügen Sie drei bis fünf Hauptziele für die Führungskräfte hinzu, die dem CEO direkt unterstellt sind, die als Leistungsziele an alle Mitarbeiter weitergegeben werden sollten. Überprüfen Sie den Status regelmäßig mit Mitarbeitern, Führungskräften, dem Vorstand, Kunden und Lieferanten.

3. Führen Sie eine aktualisierte Kommunikationstabelle und Checkliste

Die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und über alle relevanten Angelegenheiten zu informieren, ist nur ein Teil einer wirksamen Kommunikationsstrategie. Wenn Sie Ihr Kommunikationsdiagramm und Ihre Checkliste auf dem neuesten Stand halten, erhalten Sie eine Strategie, wie Sie Ihre Botschaft an die richtigen Personen weitergeben können. Sie müssen auch offene Treffen mit jeder Ihrer Kommunikationsgruppen abhalten, bei denen sie über das, was Sie teilen, sprechen können, um die Kommunikation in beide Richtungen zu verbessern.

4. Behandeln Sie Ihren Vorstand als Partner

Beziehen Sie Ihre Vorstandsmitglieder einzeln und als potenzielle Verbündete ein, während Sie einen Standpunkt aufbauen. Lernen Sie ernsthaft von ihnen (vorausgesetzt, Ihr Vorstand ist gut strukturiert). Stakeholder sind von Natur aus an Ihren Ergebnissen beteiligt. Behandeln Sie sie so, als ob sie Teil Ihres größeren Systems wären. Systeme neigen dazu, sich als Ganzes anzupassen und zu bewegen, und größere, komplexere Systeme profitieren besonders von einer Vorankündigung.

5. Verstehen Sie die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder

CEOs müssen die Bedürfnisse ihrer Stakeholder berücksichtigen, und ihre Sinne zu nutzen ist ein guter Ansatz. Wen müssen sie regelmäßig sehen? Was hören sie, wenn sie sich die Anliegen anhören, und wie bestätigen sie die Botschaften, die nicht laut ausgesprochen werden? Wie müssen sie diese kritische Gruppe ansprechen? Was auch immer ihr sechster Sinn ist – die Superkraft, die sie von den anderen unterscheidet – sie müssen ihn nutzen, um starke Verbindungen zu pflegen.

6. Gestalten Sie den Kommunikationsprozess neu

Anstatt andere einfach nur über das zu informieren, was Sie für relevant halten, sollten Sie einen kontinuierlichen Austausch in Gang setzen, um herauszufinden, was für die Beteiligten relevant ist, und die Kommunikation nach Bedarf anpassen. Die Welt nach der Pandemie ist voll von sich verändernden Systemen, Prozessen und Bedürfnissen, und dieser Wandel erfordert, dass CEOs die Kommunikation neu gestalten, damit sie flüssiger und kooperativer wird.

7. Informationen in einem vorhersehbaren, zuverlässigen Format weitergeben

Zunächst müssen die Stakeholder-Gruppen definiert werden; dann ist Vorhersehbarkeit der Schlüssel. CEOs sollten einen regelmäßigen Kommunikationskalender für jede Gruppe haben – es kann auch zu Überschneidungen zwischen den Gruppen kommen. Entscheidend ist, dass die verschiedenen Interessengruppen mit Sicherheit wissen, dass diese regelmäßige Kommunikation stattfinden wird und dass es ein verlässliches Format gibt, um Informationen zu erhalten und ihre Fragen zu beantworten.

8. Herausfinden, was für die Stakeholder am besten funktioniert

Bauen Sie enge Beziehungen zu den wichtigsten Stakeholdern auf, verstehen Sie ihre wichtigsten Themen und Anliegen und schaffen Sie Möglichkeiten, sie auf eine Weise zu informieren, die für sie geeignet ist. Einige Stakeholder sind mit Gruppenkommunikation von Investor Relations zufrieden, während andere einen persönlichen Kontakt erwarten. Kennen Sie Ihre Zielgruppe, setzen Sie Prioritäten für die wichtigste Kommunikation und sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Stakeholder einbezogen werden.

9. Strategische Beziehungspläne ausarbeiten

Unternehmen haben strategische Geschäftspläne, und Führungskräfte müssen strategische Beziehungspläne haben. Kommunizieren Sie zielgerichtet, absichtlich und konsequent. Schaffen Sie einen Rhythmus, der einen ständigen zweiseitigen Dialog mit den wichtigsten Interessengruppen ermöglicht. Manchmal geht es darum, Informationen weiterzugeben, und ein anderes Mal darum, zuzuhören und Informationen aufzunehmen. Eine Mischung aus formellen und informellen Kanälen ist gut, aber Beständigkeit ist der Schlüssel.

10. Beteiligen Sie die Stakeholder am Entscheidungsfindungsprozess

Der beste Weg für CEOs, ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, besteht darin, sie in den Entscheidungsprozess einzubeziehen, indem sie sie regelmäßig informieren und ihr Feedback einholen. Anstatt ständig nur in eine Richtung zu kommunizieren, schafft dieser Ansatz ein vertrauensvolles Umfeld, in dem sich jeder gehört und in das Gesamtbild einbezogen fühlt. – Cristian Hofmann, Empowering Executives | SUPERGROUP LTD

11. Ein konsistentes Kommunikationssystem schaffen

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Tätigkeit als CEO. Daher ist es wichtig, ein Kommunikationssystem zu schaffen, das Informationen wöchentlich oder zweiwöchentlich oder auf eine andere Art und Weise, die den Interessengruppen gefällt, bereitstellt. Ein gutes Verständnis der Bedürfnisse der Stakeholder ist für den Aufbau eines effektiven Kommunikationssystems ebenfalls hilfreich.

12. Veranstalten Sie ein monatliches Impulstreffen

Bei einem monatlichen Impulsmeeting können Sie Ihre Arbeitsplatzkultur und die Menschen, die sie tagtäglich umsetzen, feiern, Ihre Mitarbeiter über die aktuellen Entwicklungen in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden halten und sie über die künftige Strategie und mögliche Hindernisse auf dem Laufenden halten. Das Beste daran ist, dass es nicht den ganzen Tag dauern muss – ein einfaches 45-minütiges persönliches oder virtuelles Treffen reicht aus!

13. Verwenden Sie ein Mehrschleifen-Feedback-System

Wir denken oft, dass die Kommunikation in der Führungsetage ein einseitiger Prozess ist, bei dem die Kommunikation nur in eine Richtung geht. Ein umfassenderer Ansatz ist ein mehrstufiges Feedbacksystem, bei dem die Informationen zwischen mehreren Beteiligten ausgetauscht werden. Schaffen Sie eine vertrauliche, vertrauenswürdige und vielfältige Gruppe von Beratern, die als Testfeld dafür fungieren, was mit wem und wann geteilt werden muss.