16 Tipps für Führungskräfte, um die Kraft der Sprache zu nutzen

1. Seien Sie klar, integrativ und offen für Feedback

Bei der Kommunikation mit ihrem Team sollten die Führungskräfte klar und deutlich sein, alle einbeziehen und offen für Feedback sein. Um inklusiv zu sein, sollten Führungskräfte eine Sprache verwenden, die allen Teammitgliedern Respekt entgegenbringt, und diskriminierende oder ausgrenzende Formulierungen vermeiden. Ein unachtsamer Umgang mit der Sprache kann zu Misstrauen und Konflikten führen. Führungskräfte, die offen für Feedback sind, können ihre Kommunikation kontinuierlich verbessern.

2. Vermeiden Sie Firmenjargon

Passen Sie Ihren Sprachstil und Ihre Wortwahl an die gewünschte Absicht, das Publikum und das Ergebnis an. Ein Beispiel könnte die Zielsetzung sein. Vermeiden Sie Unternehmensjargon und machen Sie leicht verständlich, was erwartet wird. Was muss Ihr Team wissen, damit es die wichtigsten Leistungsindikatoren als wichtige Zielvorgaben und als Chance für sein Wachstum begreift? Wie können Sie besser kommunizieren, um ihr Engagement und ihre Neugierde zu steigern?

3. Nehmen Sie sich Zeit zum Reagieren

Führungskräfte müssen lernen, ein paar Takte innezuhalten, bevor sie sprechen oder antworten. Dies kann ihnen helfen, nachdenklicher und bewusster zu kommunizieren. Wenn sie nicht nachdenken, bevor sie sprechen, werden sie wahrscheinlich impulsiv oder übermäßig emotional kommunizieren und riskieren, als aggressiv, reaktiv oder unartikuliert zu wirken.

4. Sprechen Sie in einer integrativen und respektvollen Art und Weise

Eine Möglichkeit für Führungskräfte, bei der Kommunikation mit ihrem Team mehr auf die Sprache zu achten, ist eine integrative und respektvolle Ausdrucksweise. Eine Führungskraft sollte es beispielsweise vermeiden, beleidigende Ausdrücke zu verwenden oder pauschale Verallgemeinerungen über bestimmte Personengruppen vorzunehmen. Andernfalls kann das Vertrauen zwischen der Führungskraft und dem Team gestört werden, und die Teammitglieder fühlen sich nicht mehr unterstützt und nicht mehr respektiert.

5. Probleme neu formulieren, um sich auf Ihre positiven Absichten zu konzentrieren

Konzentrieren Sie sich auf Ihre positiven Absichten und nicht auf die Risiken oder Probleme, die Sie zu vermeiden versuchen. Diese Neuausrichtung ändert alles. Ihre Energie verlagert sich auf die Ergebnisse, die Sie wollen, und warum, und nicht auf das, was Sie nicht wollen. Dadurch wird sich natürlich auch Ihr Auftreten im Gespräch verändern. Wenn Sie sich dagegen mehr auf das konzentrieren, was Ihnen Sorgen macht, werden Sie eher zögern, zu viel nachdenken und unaufrichtig erscheinen.

6. Passen Sie Ihre Botschaft an das Publikum an

Führungskräfte müssen sich darüber im Klaren sein, an wen sie ihre Botschaft übermitteln, und die Botschaft an die Zielgruppe anpassen. Dazu kann es gehören, eine einfachere Sprache für nichttechnische Teammitglieder zu verwenden oder die Sprache an unterschiedliche Kulturen oder Hintergründe anzupassen. Wenn die Botschaft aus der Perspektive des Empfängers formuliert wird, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie akzeptiert wird, und es wird Vertrauen aufgebaut.

7. Verwenden Sie eine verantwortungsvolle, beschreibende Sprache im Feedback

Die Wirksamkeit der Kommunikation einer Führungskraft zeigt sich daran, wie die Menschen auf das Gesagte reagieren. Führungskräfte, die auf ihre Sprache achten, vermeiden Wörter wie „Sie“, „die“ und „die“, da diese entfremdend wirken. Verwenden Sie stattdessen integrativere Wörter wie „wir“ und „unser“. Verwenden Sie eine verantwortungsbewusste, beschreibende Sprache, wenn Sie Feedback geben. Zum Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass…“ oder „Die Wirkung, die das auf mich hatte, war….“.

8. Analogien und Metaphern nur dann verwenden, wenn sie Resonanz finden

Worte schaffen Welten. Führungskräfte können darauf achten, welche Analogien und Metaphern sie verwenden, um ihre Argumente zu verdeutlichen. Die Verwendung von Metaphern im Kontext der Popkultur oder des Sports kann nur dann effektiv sein, wenn sie für das Team relevant sind. Mitglieder von kultur- und generationenübergreifenden Teams können auf der Strecke bleiben, wenn Führungskräfte ständig Metaphern verwenden, die sie nicht ansprechen. Bitten Sie Ihr Team, ihre eigenen Metaphern für die Situation beizusteuern, um das Verständnis zu fördern.

9. Machen Sie nicht zu viele deklarative Aussagen

Die Sprache, die eine Führungskraft verwendet – von der Wortwahl bis zum Tonfall – sollte Gespräche und Engagement fördern. Oft konzentrieren sich Führungskräfte zu sehr auf deklarative oder informative Aussagen, anstatt auf eine Art und Weise zu kommunizieren, die zu einem durchdachten Dialog führt. Wenn Ihr Team wie ein Teenager mit dem Standardwort „okay“ antwortet, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass es Ihre Botschaft nicht verstanden hat oder nicht voll engagiert ist.

10. Vermeiden Sie das Wort „aber

Ein guter Tipp für Führungskräfte ist es, das Wort „aber“ zu vermeiden, wenn sie zu ihrem Team sprechen. Eine Führungskraft könnte zum Beispiel sagen: „Ihr habt gut gearbeitet, aber es gibt Möglichkeiten zur Verbesserung. Das Wort „aber“ negiert das zuvor Gesagte und führt einen Widerspruch ein, was ungewollt zu einer einschränkenden Denkweise führen kann. Verwenden Sie stattdessen das Wort „und“, um eine Wachstumsmentalität zu fördern und positive Veränderungen zu bewirken.

11. Verwenden Sie eine positive, lösungsfokussierte Sprache

Führungskräfte können ihre Sprache bewusster einsetzen, indem sie eine positive und lösungsorientierte Sprache verwenden, die Zusammenarbeit und Wachstum fördert. Andernfalls kann eine negative und unproduktive Atmosphäre entstehen, die zu Demotivation, Konflikten und geringerer Produktivität führt. Die von den Führungskräften verwendete Sprache kann die Einstellung und das Verhalten des Teams beeinflussen, daher ist es wichtig, die Worte sorgfältig zu wählen.

12. Wählen Sie Ihre Worte für den Leser

Wenn wir kommunizieren, konzentrieren sich die meisten von uns auf das, was wir zum Ausdruck bringen wollen. Wirksame Führungskräfte konzentrieren sich stattdessen darauf, wie ihre Botschaft von anderen aufgenommen wird. Ein Beispiel: Eine E-Mail mit „Ich bin verwirrt“ zu beginnen, kann von einem sehr selbstsicheren Teammitglied als Gelegenheit verstanden werden, Klarheit zu schaffen und zu helfen, während jemand, der weniger sicher ist, dies als passiv-aggressive Beleidigung auffassen könnte.

13. Verwenden Sie das richtige Medium für die Botschaft

Achten Sie darauf, welches Medium verwendet werden sollte, um Missverständnisse zu vermeiden. In einer hybriden Welt gibt es viele Möglichkeiten: nur mündlich (E-Mail, Slack und Texte), mündlich mit zusätzlichen Stimmtönen (Telefon) und dann mit zusätzlichen visuellen Hinweisen (persönlich oder virtuell). E-Mails und Texte sind einfach, aber auch am anfälligsten für Missverständnisse. Ein Beispiel: Sie slacken: „Bericht bis 15 Uhr auf meinem Schreibtisch“, nur weil Sie früher gehen. Der Mitarbeiter fühlt sich jedoch angeschrien.

14. Tragen Sie eine Erinnerung bei sich, auf die Wortwahl zu achten

Ich bitte meine Führungskräfte, ein buntes Band um ihr dominantes Handgelenk zu tragen – je bunter, desto besser. Dieser einfache Trick erinnert sie daran, mehr auf die Worte zu achten, die sie wählen. Wenn eine Führungskraft sich ihrer Sprache nicht bewusst ist, bereitet sie sich selbst und andere auf mögliche Missverständnisse und Verwirrung vor.

15. Verwenden Sie keine zweideutigen Wörter oder zweifelhafte Sprache

Bei der Kommunikation geht es nicht nur darum, eine Botschaft zu übermitteln. Die Wahl der Worte ist der Schlüssel zur „Glaubwürdigkeit“ der Botschaft. Kommt die Führungskraft nicht authentisch rüber, kann dies Misstrauen schaffen, weil die Botschaft nicht mit dem übereinstimmt, was wahrgenommen wird. Wenn eine Führungskraft zweideutige Worte und zweifelhafte Formulierungen verwendet, um sich zu drücken, hat dies zur Folge, dass sie abgesetzt und nicht ernst genommen wird.

16. Klären Sie immer die Bedeutung der von Ihnen verwendeten Begriffe

Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Team die Bedeutung der von Ihnen verwendeten Wörter versteht. Menschen verstehen Wörter aufgrund ihrer Lebenserfahrungen und ihrer früheren beruflichen Tätigkeit. Klären Sie immer die Bedeutung von Begriffen, wenn Sie auf derselben Seite stehen und keine Enttäuschungen erleben wollen. Sagen Sie zum Beispiel nicht: „Ich lege Wert auf Pünktlichkeit“. Sagen Sie stattdessen: „Seien Sie fünf Minuten vor der Besprechung da – das ist das, was ich als pünktlich ansehe.